Sokszor előfordul, hogy egy beszélgetés egészen máshogy alakul, mint ahogy az ember várná. Így történt akkor is, amikor Annával leültünk egy rövidnek induló interjúra arról, hogyan alakítja a mindennapi munkáját az iratrendezés. Azt hittem, néhány praktikus megjegyzést hallok majd arról, hogy mapparendszer, dátumozás meg fióktisztítás, de pár perc után világossá vált, hogy ez a történet valójában sokkal mélyebbre vezet. Anna mesélni kezdett arról az időszakról, amikor a papírkupacok már nemcsak az asztalát, hanem a gondolatait is elborították. Arról, hogyan jutott el odáig, hogy minden reggeli munkakezdés egy kisebb belső sóhajjal indult, mert tudta, valahol a papírok alatt lappang valami fontos, amit bármikor előkérhetnek tőle. Ahogy hallgattam, egyre inkább az volt az érzésem, hogy nem csak Anna történetét hallom, hanem egy olyan mindennapi küzdelmet, amelyben a legtöbben magunkra ismerhetünk. Az iratrendezés nála nem csupán egy rendszerezési feladat volt, hanem egy hosszú folyamat, amelyben megtanulta visszaszerezni a kontrollt, és újra kézbe venni a saját munkakörnyezetét.

Hogyan kezdődött? – „Azt hittem, attól még, hogy nem látom, nincs is ott”

Anna nevetve mesélte, hogy nála a papírkupacok úgy gyűltek, mint másnál a szobasarokba állított szennyes. Ha nem volt szem előtt, akkor nem is létezett, legalábbis ezt próbálta magának bebeszélni. Egyik nap azonban a főnöke kért tőle egy három hónappal korábbi árajánlatot, és ekkor jött a pillanat, amikor Anna rájött, hogy az iratrendezés hiánya már nem csak esztétikai probléma. Ahogy felidézte, akkor érezte először igazán kellemetlenül magát, amikor a kollégák is látták, hogy kétségbeesetten forgatja fel a fiókokat. Kiderült, hogy a dokumentum három különböző verzióban is létezett, és egyik sem volt dátumozva. A történet ott vett fordulatot, amikor egy hétfő reggel Anna úgy döntött, hogy elég volt. Nem azért, mert bárki megszidta volna, hanem mert rájött, hogy a rendetlenség belül is nyomot hagy. Egyszerűen fárasztó nap mint nap úgy beülni dolgozni, hogy az asztalon minden összevissza hever. Arról mesélt, hogy először teljesen elveszettnek érezte magát, mert nem is tudta, hol kezdődjön, de ahogy sorra előkerültek a papírok, egyre inkább elkezdett összeállni a kép, hogy milyen iratokra van szüksége, melyeket kell archiválni, és melyek azok, amik régen túlélték a szükségességüket. A folyamat során megértette, hogy az iratrendezés valójában egyfajta önismereti utazás is. Rádöbbent, hogy mennyire szeretne kontrollt az élete és a munkája felett.

 „Az első óra szörnyű volt, a második megnyugtató”

A beszélgetés egyik legérdekesebb része az volt, amikor Anna elmesélte, hogyan teltek az első órák. Azt mondta, úgy érezte, mintha évekkel korábbi önmagával nézne szembe minden papírdarabnál. Meglepődve látta, mennyi régi, elfelejtett dokumentum lapult a fiókok mélyén, de ahogy telt az idő, egyre jobban átlátta a saját rendszerét, vagy inkább annak hiányát. Ekkor kezdett neki kialakítani egy új, egyszerű és fenntartható struktúrát. Külön mappák a projekteknek, külön a számláknak, külön a szerződéseknek. Azt mondta, ez volt az a pont, amikor először érezte, hogy elkezd felszabadulni valami benne. Mesélt arról is, milyen jó érzés volt, amikor először meglátta az üres felületet az asztalán. Mintha hirtelen nagyobb hely lett volna levegőt venni. Anna az interjú végén azt mondta, a legnagyobb tanulság számára az volt, hogy az iratrendezés nem időrabló feladat, hanem éppen, hogy időt spórol. Azóta mindent sokkal gyorsabban megtalál, és nincsenek stresszes keresgélések vagy kellemetlen magyarázkodások. Azt is megemlítette, hogy a rendszerezés óta a kollégái is gyakran kérik tanácsát, hogyan kezdjenek neki hasonló folyamatoknak. Viccesen megjegyezte, hogy „Ha valaki azt mondja nekem évekkel ezelőtt, hogy én leszek az iroda iratrendezés szakértője, biztos kinevetem.” Ma már viszont kifejezetten élvezi, hogy átlátja a dolgokat, és nem hagyja, hogy a papírhegyek újra eluralkodjanak.

Egy történet, ami mindannyiunknak ismerős lehet

Anna története egyszerű, mégis nagyon tanulságos. Mindannyian ismerjük azt az érzést, amikor a papírok csak gyűlnek, és nem tűnik fontosnak, hogy rendet tegyünk. Aztán eljön egy nap, amikor rájövünk, hogy ez nem csak a munkahelyi hatékonyság, hanem a lelki nyugalom kérdése is. Az iratrendezés lehet teher, de lehet egy felszabadító folyamat is. Attól függ, mikor kezdünk neki, és hogyan állunk hozzá. És ahogy Anna mondta a beszélgetés végén: „Rend a papírok között, rend a fejemben is.”